პროგრამით სარგებლობის გარკვეულ ეტაპზე, გროვდება მონაცემების დიდი რაოდენობა, რაც ტვირთავს პროგრამას და ართულებს მუშაობას, ამიტომ აუცილებელი ხდება ბაზის გაყოფა   

ამისათვის საჭიროა რამოდენიმე ეტაპის გავლა

 

კონტრაგენტებისთვის კოდის მინიჭება

ბაზის ასლის აღება

ნაშთების გამოტანა საწყობების მიხედვით

სასაქონლო ნაშთების გამოტანა

ძირითადი საშუალებების ნაშთების გამოტანა

ამორტიზაციის ნაშთების გამოტანა

დებიტორების ნაშთების გამოტანა

კრედიტორების ნაშთების გამოტანა

ბრუნვითი უწყისის შენახვა

ბაზის გაყოფა

ნაშთების შეტანა

სასაქონლო ნაშთების შეტანა

ძირითადი საშუალებების ნაშთების შეტანა

ამორტიზაციის საწყისი ნაშთების შეტანა

დებიტორების საწყისი ნაშთების შეტანა

კრედიტორების საწყისი ნაშთების შეტანა

სხვა ფინანსური ნაშთების შეტანა

ბაზის ასლის ჩატვირთვა ახალ ბაზაში

 

კონტრაგენტებისთვის კოდის მინიჭება

კონტრაგენტებისთვის კოდის მინიჭება აუცილებელია, რათა მოხერხდეს ბაზის მონაცემების სრულყოფილად შენახვა და საწყისი ნაშთების დასმა

1. შევდივართ განყოფილებაში ცნობარები

2. ვირჩევთ კონტრაგენტები

3. სათითაოდ ვხსნით მომწოდებლებისა და მყიდველების ჯგუფს და ვამოწმებთ შევსებულია თუ არა ველი კოდი. თუ ეს ველი არ არის შევსებული, მაშინ ვანიჭებთ უნიკალურ კოდს და ვაჭერთ ღილაკს შენახვა

 

ბაზის ასლის  აღება

ვინახავთ მიმდინარე ბაზის ასლს. მაგალითად: 01.01.2012 - 31.12.2015

4. ბაზის ასლის ასაღებად შევდივართ მენიუში ფაილი

5. ვირჩევთ ბაზის შენახვა ფაილში

6. ვირჩევთ D დისკს და საქაღალდეს FinaBackup

7. ფაილის დასახელებაში ვუთითებთ ბაზის დასახელებას შემდეგი ფორმატით, მაგალითად:- Fina.bak

8. ვაჭერთ შენახვის ღილაკს

 

 

განვიხილოთ ერთი კალენდარული წლის მაგალითზე - 01.01.2014-31.12.2014

 

ნაშთების გამოტანა საწყობების მიხედვით

სასაქონლო ნაშთების გამოტანა

1. შევდივართ განყოფილებაში ანგარიშგებები

2. ვირჩევთ სასაქონლო ნაშთები საწყობებში

3. ველში საწყობი ვირჩევთ ერთ-ერთს

4. ველში თარიღი უნდა მივუთითოთ კალენდარული წლის ბოლო თარიღი. ამ მაგალითის შემთხვევაში 31.12.2014

5. ვაჭერთ ღილაკს განახლება

6. ვაჭერთ ღილაკს Excel

7. ვირჩევთ შენახვა ფაილში და ვინახავთ

 

Excel - ის ფაილის დამუშავება:

1. ვხსნით შენახულ Excel-ის ფაილს

2. ვხსნით Excel-ის ახალ ფაილს

3. შენახული ფაილიდან ახალ ფაილში ვაკოპირებთ მხოლოდ მონაცემების ველებს, დასახელებებით

 

4. ახალ ფაილში ვტოვებთ სვეტებს: კოდი, საბოლოო ნაშთი და ერთეულის ფასი. სხვა ყველა სვეტს (მათ შორის ჯამის ველს) ვშლით და ვინახავთ ფაილს

 

ძირითადი საშუალებების ნაშთების გამოტანა

1. შევდივართ განყოფილებაში ანგარიშგებები

2. ჯგუფში ძირითადი საშუალებები ვირჩევთ რეპორტს რეესტრი

3. ველში პერიოდი ვუთითებთ რა პერიოდის ნაშთებიც გამოგვაქვს. ამ მაგალითზე: 01.01.2014-31.12.2014

4. ველში სახეობა ვირჩევთ ამორტიზაციის მ მეთოდს ,რომელიც არჩეული გვაქვს სერვისი-პარამეტრები

5. ვაჭერთ ღილაკს განახლება

6. ველში საწყობი ვირჩევთ ერთ-ერთს

7. ვაჭერთ ღილაკს Excel

8. ვირჩევთ შენახვა ფაილში და ვინახავთ

 

Excel - ის ფაილის დამუშავება:

1. ვხსნით შენახულ Excel-ის ფაილს

2. ვხსნით Excel-ის ახალ ფაილს

3. შენახული ფაილიდან ახალ ფაილში ვაკოპირებთ მხოლოდ მონაცემების ველებს, დასახელებებით

4. ახალ ფაილში ვტოვებთ სვეტებს: კოდი, დარიცხული ცვეთა, საბოლოო  ნაშთის  გრაფაში მოცემულ სვეტებს - საბოლოო რაოდენობა და თანხა

სხვა ყველა სვეტს (მათ შორის ჯამის ველს) ვშლით და ვინახავთ ფაილს

 

 

ამორტიზაციის ნაშთების გამოტანა

1. შევდივართ განყოფილებაში ანგარიშგებები

2. ჯგუფში ძირითადი საშუალებები ვირჩევთ რეპორტს რეესტრი

3. ველში პერიოდი ვუთითებთ რა პერიოდის ნაშთებიც გამოგვაქვს. ამ მაგალითზე: 01.01.2014-31.12.2014

4. ველში სახეობა ვირჩევთ თითოეულ მეთოდს ცალ-ცალკე და ვინახავთ ცალ-ცალკე ფაილებად

5. ველში საწყობი ვირჩევთ ყველა საწყობს

6. ვაჭერთ ღილაკს Excel

7. ვირჩევთ შენახვა ფაილში და ვინახავთ

 

Excel - ის ფაილის დამუშავება:

1. ვხსნით შენახულ Excel-ის ფაილს

2. ვხსნით Excel-ის ახალ ფაილს

3. შენახული ფაილიდან ახალ ფაილში ვაკოპირებთ მხოლოდ მონაცემების ველებს, დასახელებებით

4. ახალ ფაილში ვტოვებთ სვეტებს: კოდი და დარიცხული ცვეთა

სხვა ყველა სვეტს (მათ შორის ჯამის ველს) ვშლით და ვინახავთ ფაილს

 

დებიტორების ნაშთების გამოტანა

1. შევდივართ განყოფილებაში ანგარიშგებები

2. ჯგუფში მყიდველები ვირჩევთ მყიდველების ბრუნვა

3. ველში პერიოდი ვუთითებთ რა პერიოდის ნაშთებიც გამოგვაქვს. ამ მაგალითზე: 01.01.2014-31.12.2014

4. ვაჭერთ ღილაკს Excel

5. ვირჩევთ შენახვა ფაილში და ვინახავთ

 

Excel - ის ფაილის დამუშავება:

1. ვხსნით შენახულ Excel-ის ფაილს

2. ვტოვებთ სვეტს კოდი,  სხვა ყველა სვეტს (მათ შორის ჯამის ველს) ვშლით

3. ვამატებთ სვეტებს დებეტი, კრედიტი და ანგარიში

თუ მომწოდებელს აქვს დავალიანება თანხას ვწერთ სვეტში კრედიტი

თუ მომწოდებელს წინასწარ აქვს გადახდილი თანხას ვწერთ სვეტში დებეტი

4. სვეტში ანგარიში ვუთითებთ ანგარიშის ნომერს, რათა პროგრამამ განასხვაოს მომწოდებელი და მყიდველი. მომწოდებლების შემთხვევაში ვუთითებთ ანგარიშს 3110

 

კრედიტორების ნაშთების გამოტანა

1. შევდივართ განყოფილებაში ანგარიშგებები

2. ჯგუფში მომწოდებლები და მყიდველები ვირჩევთ მომწოდებლების ბრუნვა

3. ველში პერიოდი ვუთითებთ რა პერიოდის ნაშთებიც გამოგვაქვს. ამ მაგალითზე: 01.01.2014-31.12.2014

4. ვაჭერთ ღილაკს Excel

5. ვირჩევთ შენახვა ფაილში და ვინახავთ

 

Excel - ის ფაილის დამუშავება:

1. ვხსნით შენახულ Excel-ის ფაილს

2. ვტოვებთ სვეტს კოდი,  სხვა ყველა სვეტს (მათ შორის ჯამის ველს) ვშლით

3. ვამატებთ სვეტებს დებეტი, კრედიტი და ანგარიში

თუ მყიდველს აქვს დავალიანება თანხას ვწერთ სვეტში დებეტში

თუ მომწოდებელს წინასწარ აქვს გადახდილი თანხას ვწერთ სვეტში კრედიტი

4. სვეტში ანგარიში ვუთითებთ ანგარიშის ნომერს, რათა პროგრამამ განასხვაოს მომწოდებელი და მყიდველი. მომწოდებლების შემთხვევაში ვუთითებთ ანგარიშს 1410

 

ბრუნვითი უწყისის შენახვა (სხვა ფინანსური ნაშთების გამოტანა )

1. შევდივართ განყოფილებაში ანგარიშგებები

2. ჯგუფში ბუღალტერია ვირჩევთ ბრუნვითი უწყისი

3. ველში პერიოდი ვუთითებთ რა პერიოდის ნაშთებიც გამოგვაქვს. ამ მაგალითზე: 01.01.2014-31.12.2014

გამოტანილ უწყისში ჩავშალოთ ყველა ანგარიში გარდა: 1410, 1600 ანგარიშები (სასაქონლო ანგაშები), 2100 და 2200 ანგარიშები (ძირითადი საშუალებების და ცვეთის ანგარიშები), 3110 ანგარიში.

4. ვაჭერთ ღილაკს ბეჭდვა

5. გამოსულ ფანჯარაში ვაჭერთ ღილაკს შენახვა ფაილში და ვინახავთ

 

ბაზის გაყოფა

ბაზის გაყოფისას ვშლით იმ წლის ბაზას, რომლის ასლიც შევინახეთ

1. შევდივართ მენიუში ოპერაციები

2. ვირჩევთ ბაზის ოპერაციები

3. ველში პერიოდი ვირჩევთ იმ პერიოდს რომელსაც ვშლით. ამ მაგალითზე: 01.01.2014-31.12.2014

4. ველში პაროლი გადაბმულად ვწერთ სპეციალურ პაროლს adminfina

5. ვაჭერთ ღილაკს წაშლა

 

ნაშთების შეტანა

სასაქონლო ნაშთების შეტანა

1. შევდივართ განყოფილებაში შესყიდვები

2. ვირჩევთ საწყისი ნაშთების შეტანა

3. ველში თარიღი ვუთითებთ წაშლილი პერიოდის ბოლო დღეს. ამ მაგალითზე: 31.12.2014

4. ველში საწყობი ვირჩევთ საწყობს, სადაც შეგვაქვს ნაშთები

5. ვაჭერთ ღილაკს Excel - იმპორტი

6. ვირჩევთ სასაქონლო ნაშთების ფაილს

7. ვაჭერთ ღილაკს შენახვა

 

ძირითადი საშუალებების ნაშთების შეტანა

1. შევდივართ განყოფილებაში ძირითადი საშუალებები

2. ვირჩევთ საწყისი ნაშთის შეტანა

3. ველში თარიღი ვუთითებთ წაშლილი პერიოდის ბოლო დღეს. ამ მაგალითზე: 31.12.2014

4. ველში საწყობი ვირჩევთ საწყობს, სადაც შეგვაქვს ნაშთები

5. ვაჭერთ ღილაკს Excel - იმპორტი

6. ვირჩევთ ძირითადი საშუალებების ნაშთების ფაილს

7. ვაჭერთ ღილაკს შენახვა

 

ამორტიზაციის ნაშთების შეტანა

საგადახდო ამორტიზაციის საწყისი ნაშთის შეტანა

1. შევდივართ განყოფილებაში ძირითადი საშუალებები

2. ვირჩევთ საგადახდო ამორტიზაციის საწყისი ნაშთი

3. ველში თარიღი ვუთითებთ წაშლილი პერიოდის ბოლო დღეს. ამ მაგალითზე: 31.12.2014

4. ველში სახეობა ვირჩევთ საგადასახადო

5. ვაჭერთ ღილაკს Excel - იმპორტი

6. ვირჩევთ საგადახდო ამორტიზაციის ნაშთის ფაილს

7. ვაჭერთ ღილაკს შენახვა

 

ფინანსური ამორტიზაციის საწყისი ნაშთის შეტანა

1. შევდივართ განყოფილებაში ძირითადი საშუალებები

2. ვირჩევთ ფინანსური ამორტიზაციის საწყისი ნაშთი

3. ველში თარიღი ვუთითებთ წაშლილი პერიოდის ბოლო დღეს. ამ მაგალითზე: 31.12.2014

4. ველში სახეობა ვირჩევთ ფინანსური

5. ვაჭერთ ღილაკს Excel - იმპორტი

6. ვირჩევთ ფინანსური ამორტიზაციის ნაშთის ფაილს

7. ვაჭერთ ღილაკს შენახვა

 

დებიტორების საწყისი ნაშთების შეტანა

1. შევდივართ მენიუში ოპერაციები

2. ვირჩევთ ოპერაციების იმპორტი

3. ველში ოპერაცია ვირჩევთ კონტრაგენტების ფინანსური საწყისი ნაშთები

4. ველში თარიღი ვირჩევთ წაშლილი პერიოდის ბოლო დღეს. ამ მაგალითზე: 31.12.2014

5. ვაჭერთ ღილაკს იმპორტი

6. ვირჩევთ დებიტორების  ნაშთების ფაილს

7. ვაჭერთ ღილაკს შენახვა

 

კრედიტორების საწყისი ნაშთების შეტანა

1. შევდივართ მენიუში ოპერაციები

2. ვირჩევთ ოპერაციების იმპორტი

3. ველში ოპერაცია ვირჩევთ კონტრაგენტების ფინანსური საწყისი ნაშთები

4. ველში თარიღი ვირჩევთ წაშლილი პერიოდის ბოლო დღეს. ამ მაგალითზე: 31.12.2014

5. ვაჭერთ ღილაკს იმპორტი

6. ვირჩევთ კრედიტორების ნაშთების ფაილს

7. ვაჭერთ ღილაკს შენახვა

 

სხვა ფინანსური ნაშთების შეტანა

სხვა ფინანსური ნაშთების შეტანა ხდება ხელით, შენახული ბრუნვითი უწყისიდან

1. შევდივართ განყოფილებაში ბუღალტერია

2. ვირჩევთ ნაშთების შეტანა

3. ველში თარიღი ვირჩევთ წაშლილი პერიოდის ბოლო დღეს. ამ მაგალითზე: 31.12.2014

4. ველში ანგარიშის ნომერი შეგვიძლია ჩამოვშალოთ მენიუ ან ცარიელ ველში ჩავწეროთ კონკრეტული ანგარიში და დავაჭიროთ ველის გასწვრივ მდებარე ღილაკს

5. ველში ვალუტა ვირჩევთ ვალუტას

6. თანხას ვუთითებთ ველში დებეტი ან კრედიტი, მონაცემების შესაბამისად

7. ვაჭერთ ღილაკს შენახვა

 

ამით ბაზის გაყოფა დასრულებულია

 

ბაზის ასლის ჩატვირთვა ახალ ბაზაში

იმისათვის რომ წინა წლის მონაცემებში შევძლოთ ინფორმაცია მოძიება, საჭიროა აღებული ბაზის ასლის ჩატვირთვა ახალ ბაზაში

1. ვხსნით პროგრამას Fina

2. ვაჭერთ დამატების ღილაკს

3. ვირჩევთ ოპერაციას ბაზის ჩატვირთვა ფაილიდან

4. ველში დასახელება ვუთითებთ ბაზის შესაბამის დასახელებას

5. ველში ფაილი ვაჭერთ დამატების ღილაკს

6. ვირჩევთ ფაილს და ვაჭერთ ღილაკს OK